Kuidas kasutada AI’d projektide juhtimisel

Edukas projektijuhtimine tähendab mitmete oskuste head valdamist ja projektijuhtimise protsessi tundmist. Kogenud projektijuhid teavad seda kõike une pealt. Kui aga oled alles alustamas projektijuhi karjääri või vajad teadmiste värskendamist, siis võib AI'st päris palju abi olla.

Projekti alustamine AI abil

Spordis öeldakse, et hea start on pool võitu. Sama kehtib ka projektijuhtimise puhul. Projekti alustades kogutakse põhjalikult andmeid ja analüüsitakse neid, et selgitada välja projekti eesmärgid ning luua esialgne plaan nende saavutamiseks. Samal ajal tuleb tegeleda vajalike ressursside planeerimise ja eelarvestamisega.

Tehisintellekt, saab olla abiks projekti algfaasis mitmel viisil. Nii võib AI aidata näiteks projekti idee analüüsimisel ja esmaste andmete kogumisel.

Alltoodud prompt aitab kiiresti luua projekti algatamiseks vajaliku idee tutvustuse (one-pager’i).

"Sa oled kogenud projektijuht, kes aitab minu meeskonnal mõista ja defineerida uue projekti ulatust ja eesmärke. Sinu esimene ülesanne on koguda alginformatsiooni projekti kohta. Palun esita küsimused, mis aitavad selgitada järgmist:
Mis on projekti peamine eesmärk?
Milliseid konkreetseid vajadusi või probleeme projekt kavatseb lahendada?
Kes on projekti peamised huvipooled ja millised on nende ootused?
Millised on projekti võimalikud mõjud või tulemused?

Iga küsimuse järel peab olema lühike selgitus, mis selgitab, kuidas vastus aitab parandada projekti kirjeldust. Palun reasta küsimused olulisuse järjekorras ja kategoriseeri need põhivaldkondade järgi.

Esita mulle üks küsimus korraga ja oota vastust. Kokku võid esitada 5 küsimust.
Kui ma olen kõikidele küsimustele vastanud koosta projekti tutvustus lähtudes minult kogutud infost."

See prompt töötab eriti hästi ChatGPT Plus’i peal, kuid võib proovida ka tasuta ChatGPT või Microsoft Copiloti peal. Viimase puhul peab arvestama, et selle vastuste pikkus on üsna lühike.

Kui aga soovite detailsemat vastust, siis lisage peale AI genereeritud esmast vastust järgmine prompt

"Palun kirjelda igat lõiku pikemalt, muutes seda oluliselt täpsemaks, ja ambitsioonikamaks."

Kui esmane idee on kirjeldatud, siis saab AI'lt paluda abi ka projekti ajaplaani ja väljundite defineerimisel. Siinkohal peab muidugi meeles pidama, et loov-AI (nagu GPT-4) toimetab ainult talle (konkreetses chatis) teadaoleva kontekstiga. Seega kui eelnevas etapis on selgunud, et ajaraam projekti elluviimiseks on 1 kuu, siis ta üritab tegevused mahutada ühe kuu sisse.

Näiteks võib abiks olla selline prompt:

"Palun loo projekti ajaplaan, kus on määratletud peamised etapid ja nende täitmise tähtajad. Kirjelda samuti iga etapi väljundid ja nende tähtsus projekti edukusele. Iga etapi puhul hinda ligikaudselt kestust võttes arvesse tavapraktika ja teiste projekti vastavad ajakulud. Kõik etapid ei pea olema ühe pikkusega ja detailsem ajakava ei pea mahtuma eelmainitud piirdesse."

AI kasutamine projekti elluviimisel

Teostusetapis toimub kavandatud tegevuste elluviimine, jälgides hoolikalt tööde kulgemist ning juhtides ressursse vastavalt vajadusele. Sellel etapil võib AI olla abiks projekti suuremate ülesannete väiksemaks jagamisel ja detailsemalt lahti kirjutamisel, ülesannete riskianalüüsi koostamisel, vajalike oskuste ja ressursside hindamisel jne.

Sel juhul tuleb meeles pidada, et kui kasutada ChatGPT'd või mõnda muud äppi, siis on oluline anda vestluses ette ka kontekst ehk projekti kirjeldus. Kui projekti idee on talletatud failina, siis ChatGPT Plus võimaldab oma promptiga kaasa panna ka faili projekti kirjelduseks/kontekstist ning siis saate juba jätkata praktiliste küsimustega. Nagu näiteks:

"Loe läbi projekti kirjeldus lisatud failis ja loetle tähtsamad ülesanded. Palun aita täiendada ja parandada projekti ülesande kirjeldust, mis on praegu kirjeldatud nii: [Sisesta praegune ülesande kirjeldus]. Keskendu järgmistele aspektidele: selgita ülesande eesmärki ja muuda see täpsemaks ning mõõdetavamaks; lisa vajalikud detailid ja sammud ülesande selgemaks muutmiseks; täpsusta ülesande jaoks vajalikud ressursid; määra kindlaks selged algus- ja lõpptähtajad; defineeri vastutus ja ootused; analüüsi ülesande prioriteeti ja olulisust; kirjelda sõltuvusi ja seoseid teiste projektide ülesannetega; kirjelda efektiivsed suhtlus- ja tagasisidekanalid; tuvasta riskid ja probleemid ning paku välja lahendamise strateegiad; lisa vajalikud juhised ja standardid, kui need on olemas."

Kui ülesanne on juba detailsemalt lahti kirjutatud, siis saab AI abil hinnata ka vajalikke oskuseid selle ülesande täitmiseks. Veelgi enam, kui ChatGPT-le ette anda projekti tegevuste loetelu ja nende kestused saab talt nõu küsida projekti ajakava paremaks ülesehituseks.

Testisime seda näiteks JSON-formaadis esitatud projekti ülesannete loendi pealt ja GPT-4 on täiesti võimeline aru saama tegevuste omavahelistest seostest ja sellest tulenevalt ka kaasa mõtlema projekti ülesehituse parendamisest lähtudes näiteks mõnest levinud projektijuhtimise teooriast (a'la Critical Chain Project Management).

AI'st võib olla abi ka projekti kulgemisest ülevaate saamisel. Kui projekti meeskond raporteerib oma tulemusi, on AI abil võimalik kiiresti teha kokkuvõtteid kogu projekti staatuse kohta summeerides iseseisvaid raporteid või töötajate kommentaare. Samuti saab AI abil tuvastada kriitilisi vajadusi või ohukohti kogu projektile ning anda juhtidele teavet ja soovitusi järgmiste sammude tegemiseks.

Projekti lõpetamine ja kokkuvõtete tegemine

Projekti lõppfaasis tuleb hinnata saavutatud tulemusi ning tagasiside põhjal teha vajalikud kohandused ja parandused tulevaste projektide jaoks. Oluline on hinnata, millised eesmärgid saavutati ja millised mitte, ning õppida nendest kogemustest tulevikuks. Kas ChatGPT'st või sellelaadsetest toodetest oleks abi? Kuidas suurt keelemudelit võiks kasutada projekti lõpetamise ja kokkuvõtete tegemise osas?

ChatGPT või sarnased äpid võiksid olla abiks projekti lõpetamise ja kokkuvõtete tegemisel mitmel viisil. Esiteks, ChatGPT saab aidata projektijuhtidel luua põhjalikke kokkuvõtteid projekti kohta, kasutades selleks projekti meeskonna raporteid ja kommentaare. Lihtsalt söötke erinevad vaheraportid talle ette ühe pika failina ja paluge tal teha üldine kokkuvõte meeskonna tagasisidest.

Teiseks, ChatGPT võib aidata tuvastada esitatud raportites kriitilisi vajadusi või ohukohti projekti protsessis, millele tulevastes projektides erilist tähelepanu pöörata. Sellisel juhul võib ChatGPT kasutada tekstianalüüsi tehnikaid ja leida sagedasti esinevaid probleeme või takistusi ning anda soovitusi nende lahendamiseks.

Abi võib olla näiteks sellisest promptist:

“Palun koosta projekti lõpetamiseks põhjalik kokkuvõte, võttes arvestades projekti lähtedokumentatsiooni ning meeskonna vaheraporteid ja tagasisidet, mis on esitatud lisatud failis. Tuvasta peamised tegurid, mis on aidanud projekti efektiivsemalt ellu viia ja samuti tuvasta korduma kippuvad probleemid ja realiseerunud riskid. Kokkuvõtteks kirjuta välja soovitused tulevaste projektide jaoks.”

Kolmandaks saab AI'd kasutada klienditagasiside analüüsimiseks või testimistulemuste kokku võtmiseks. Kasutades ChatGPT Plusi võid ühe failina üles laadida kogu kogutud tagasiside ja paluda sel teha kokkuvõtteid, tuua välja korduvaid mustreid või ka peidetud probleeme.

Kokkuvõtteks

Kokkuvõtteks võib öelda, et juba täna on projektijuhtide käsutuses AI tööriistasid, mis aitavad oluliselt kvaliteetsemalt projekte ette valmistada ning ellu viia. Need tööriistad võimaldavad paremat ressursside planeerimist, riskide tuvastamist ja jälgimist ning tagasiside analüüsimist.

Samuti on oluline märkida, et AI-tööriistad ei asenda projektijuhti, vaid pigem täiendavad ja toetavad nende tööd erinevates aspektides. AI'st on kasu nii kogenud projektijuhile, kes saab tööprotsesse optimeerida ja riske ennetada, kui ka algajale projektijuhile, kes saab kasutada AI-d abivahendina õppimiseks ja paremate otsuste langetamiseks.

Kasutades tehisintellekti tööriistu, saavad projektijuhid täna juba oluliselt suurendada oma produktiivsust ja saavutada paremaid tulemusi. Kuid on oluline meeles pidada, et AI tööriistad ei ole kõikvõimsad ega suuda inimtööd täielikult asendada.

Põnevat katsetamist AI kasutamisel projektijuhtimiseks.